L'agence ABOUTIR EMPLOI THOUARS recherche pour son client basé sur Loudun une Assistante Administrative d'Agence (H/F)
Vos Missions : assurez le bon fonctionnement administratif de l'agence et apportez un support essentiel au Responsable d'Agence et aux Chargés d'Affaires.
Accueil et Communication : Gérer les appels téléphoniques, le courrier entrant et sortant, et répartir les informations importantes auprès des équipes concernées. Assurer le classement, l'archivage physique et numérique.
Assurer la gestion Commerciale et Support aux Affaires: Appels d'Offres et Prospections. Suivre les dossiers d'appels d'offres (réception, transmission des documents, classement des affaires en attente ou non retenues).
Gérer et mettre à jour les plannings de proposition commerciale et des positions de chantiers pour assurer la bonne coordination.
Gerer la gestion Administrative des Collaborateurs: Mettre à jour les clauses de délégation et gérer l'ensemble des contrats d'intérim (établissement, suivi). Réaliser les démarches administratives courantes liées au personnel et préparer les éléments nécessaires à l'établissement de la paie.
Trésorerie et Relance: Être le/la responsable du portefeuille de créances de l'agence. Mener les relances écrites et téléphoniques des factures impayées. Informer immédiatement la hiérarchie en cas de difficultés de paiement. Assurer le paiement des fournisseurs et procéder à l'encaissement des règlements reçus (chèques, virements).
Comptabilité et Facturation: Saisir les écritures dans le logiciel de facturation clients. Enregistrer les Opérations Diverses (OD) internes et les notes de frais des collaborateurs. Vous avez une formation (Bac+2 minimum) en Assistanat de Gestion, Gestion PME-PMI, Comptabilité ou équivalent. Vous avez une expérience significative (idéalement 2 à 5 ans) sur un poste polyvalent en assistanat d'agence, de préférence dans le secteur du BTP, des services à l'industrie ou du Génie Climatique/Électrique.
Vos Qualités : Rigueur, organisation, autonomie et discrétion sont indispensables. Vous êtes reconnu(e) pour votre excellent relationnel et votre proactivité.
La gestion de la trésorerie et la relance ne doivent pas vous effrayer.
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