Vous assisterez, les Directeurs/Directrices de la Société dans différents domaines tels que les gestions de plannings, l'organisation de déplacements et les remboursements associés, la préparation de réunions.
Vous participerez à la gestion des besoins en support de la Responsable Facility Management.
Vous serez en charge de l'application de la politique Voyage et serez le référent dans le domaine de la gestion des organismes tels que les agences de voyages, cartes corporate et outils associés (Concur, Neo.).
Vous formerez les nouveaux collaborateurs à ces process.
Afin d'apporter réactivité et polyvalence au sein de l'entreprise, vous travaillerez en parfaite collaboration avec votre collègue.
Déplacements à prévoir sur la Défense
Missions
- Traite les notes de frais des Directeurs/Directrices
- Organise les voyages, les itinéraires, l'hébergement, l'inscription à des conférences etc.
- Recherche, compile et publie des rapports spéciaux, des présentations, des organigrammes, de la correspondance, etc.
- Participe aux projets d'amélioration continue de nos outils et processus.
- Agit comme un point de contact pour les demandes internes/externes, initie des actions et gère les priorités.
- Participe aux différentes activités des services généraux liés aux bâtiments.
- Effectue des activités administratives complexes et assume la responsabilité de la prestation de processus/programmes spécifiques au service.
- Assure le réassort des fournitures de bureaux et des commandes indirectes (IT)
Cette liste étant amenée à évoluer
- Saisie des commandes d'achats, suivi des paiements des commandes et mise à jour du fichier de suivi des engagés.
- Evènements internes : logistique (facturation, gestion prestataires.), rédaction et suivi des invitations/ participations éventuelles aux salons.
- Communication interne : rédaction et diffusion des informations de la Direction.
- Intranet : tenue/mise à jour du site France pour les interfaces administratives et collaborateurs.
- Inventaire et suivi stock marketing.
Profil
- Vous pouvez mettre en avant pour ce poste votre autonomie, votre détermination et vous avez développé votre sens de l'écoute.
- Vous maîtrisez les outils informatiques, le Pack Office, et savez évoluer sur les différents sites internet/intranet/réseaux sociaux
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