La secrétaire des Délégués dépend hiérarchiquement du responsable des Services Protection
et Accompagnement et du Responsable de Service auquel elle est rattachée.
La secrétaire assiste administrativement le délégué dans sa fonction. Elle est capable
d'initiatives et se réfère obligatoirement au Responsable de Service pour prendre une décision
relevant habituellement de la compétence du délégué.
Elle assure auprès des délégués
Une fonction bureautique et administrative
Traitement du courrier et de l'information.
Propose des réponses aux courriers qui sont soumises à la décision du délégué.
Traitement des dossiers (ouverture, mise à jour, préparation des dossiers
administratifs, traitement des feuilles de soins, clôture et transmission au notaire...).
Création et maintenance des données informatiques (base de données) sur le
logiciel métier.
Notification des ordonnances, jugements et des fins de mesures.
Mise en forme des rapports et des courriers soumis à son contrôle administratif.
Tenue des échéances en concertation avec le délégué.
Une fonction de relais avec le délégué
Réponse et orientation des communications téléphoniques transmises par le
standard.
Prise de message.
Prise de rendez-vous pour les permanences des délégués.
Renvoi aux permanences téléphoniques et aux permanences d'accueil.
Tri du courrier en cas d'absence prolongée du délégué selon une organisation : A
TRAITER, A CLASSER, A PAYER. Elle transmet les factures à la comptabilité.
Envoi d'argent à l'usager en cas d'absence du délégué et selon des consignes
précises données par le délégué.
Polyvalence des secrétariats
Dans le cadre de la continuité du service, les secrétariats ont pour obligation la polyvalence
des fonctions afin d'assurer la réponse téléphonique et une présence nécessaire à l'accueil.
Elle informe le standard de ses absences à son poste.
Elle répond, au titre des fonctions habituelles de secrétariat, à l'urgence avérée quel que soit
le service concerné, lors des périodes d'effectif restreint.
Réunions
- Elle participe à tour de rôle aux réunions d'antenne mensuelles organisées par le
service.
- Elle assiste aux réunions secrétaire-délégués organisées une fois par semestre par le
Responsable hiérarchique.
- Des réunions générales de secrétariat peuvent être proposées selon des thèmes
d'actualité liés notamment à la technicité des interventions.
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