Vos missions ;
Responsabilité opérationnelle
- Assurer des tâches de secrétariat pour le compte de l'agence et de ses équipes
- Rédiger, mettre en forme et diffuser des documents
- Assurer la logistique administrative de l'agence
- Classer les documents et les courriers dans la GED
- Préparer, participer et rédiger les comptes rendus de réunions
- Organiser des évènements internes ou externes
- Considérer la sécurité de l'information dans son activité
Gestion de la relation client et des relations internes
- Accueillir et orienter les clients et visiteurs
- Tenir le standard et transmettre les messages
- Assurer le relais interne des fonctions supports
- Création de la lettre de mission et mise à jour du client dans le CRM
- Connaître les offres et l'actualité de l'agence
Suivi administratif et organisation
- Suivre les plannings des collaborateurs, prendre des rendez-vous
- Assurer les relations avec les prestataires externes (fournisseurs)
- Gérer la réservation et la bonne tenue des salles de réunion et des espaces d'accueil
- Organiser les déplacements complexes et les réunions des équipes
- Gérer les fournitures de l'agence
- Respecter les délais et les plannings déterminés
- Alerter en cas de difficulté ou retard
- Respecter les procédures, normes et standards de l'agence
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