L'assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) accompagne les fonctions ressources humaines et comptabilité au sein d'un environnement startup dynamique et en constante évolution. Il/elle intervient en appui opérationnel, notamment en assurant le relais de la RH et de la comptabilité sur les tâches administratives, et contribue au bon fonctionnement des processus RH et comptables.
Responsabilités:
Support RH
- Gérer les tâches administratives courantes : rédaction de documents RH et de contrats.
- Mettre à jour et maintenir les dossiers collaborateurs dans les bases de données RH, les tableaux de suivi et les outils de reporting (BDESE, registre du personnel etc.).
- Accompagner les processus d'intégration (onboarding) et de départ (offboarding) :
-Lancer les processus RH dans notre outil SIRH (Lucca).
-Accompagner les collaborateurs étrangers dans leur installation en France : appui dans les démarches de visa, logement, et formalités administratives.
-Organiser les sessions d'onboarding avec les différentes parties prenantes.
- Assurer le contrôle de la saisie des temps des collaborateurs.
-Suivre et organiser les visites médicales.
-Répondre aux demandes des collaborateurs concernant les politiques et procédures RH, ainsi que l'utilisation du SIRH.
-Accompagner les collaborateurs dans la gestion de leurs notes de frais.
-Gérer les stocks et les commandes de fournitures de bureau et de matériel courant.
-Gérer le standard téléphonique et la messagerie générale de l'entreprise.
Support comptabilité
-Assurer le backup du/de la comptable pour la comptabilisation, le suivi et l'archivage des factures (numérique et papier), en lien avec les fournisseurs et le service achats / logistique ;
-Saisie des règlements, rapprochement bancaire ;
-Assistance à la clôture mensuelle/annuelle
-Gérer les tâches administratives liées à la paie, en lien avec le prestataire paie et, si besoin, avec la comptabilité (saisie des éléments variables de paie)
Formation et expérience professionnelle
-Diplôme équivalent à un BTS/DUT Assistant de Manager, en ressources humaines, comptabilité ou dans un domaine similaire.
-Minimum 3 ans d'expérience en tant qu'assistant(e) administratif(ve) idéalement dans un environnement start-up.
Compétences linguistiques
-Français langue maternelle ou niveau équivalent (C2)
-Anglais courant (C1) est un plus
Compétences techniques
-Maîtrise complète de la suite Microsoft Office et de la plateforme Microsoft SharePoint.
-Familiarité avec les outils RH et de comptabilité (SILAE, Lucca etc.)
-Une bonne connaissance de la convention collective de la métallurgie est un vrai plus.
Qualités personnelles
-Excellentes compétences en communication orale et écrite
-Excellentes capacités d'organisation et de gestion du temps
-Capacité à agir de manière autonome et à gérer plusieurs tâches si nécessaire
-Discrétion et respect de la confidentialité
-Capacité à s'adapter à différents types de situations et d'interlocuteurs
-Aptitude à travailler en équipe ainsi qu'à mener des missions de manière autonome
-Persévérance pour gérer des situations complexes
-Excellentes compétences relationnelles
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