Dans le cadre d'un remplacement pour congé maternité, nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif de direction (h/f) pour une prise de poste en septembre 2026 avec une période de passation d'un mois. Contrat prévu jusqu'à mai/juin 2027.
Vos missions.
Gestion de l'agenda et des plannings.
- Optimiser les agendas et les plannings des responsables et équipes.
- Anticiper les contraintes organisationnelles.
- Coordonner les emplois du temps des collaborateurs.
Organisation des réunions, déplacements et événements.
- Organiser et assurer le suivi des réunions (CODIR, comités, séminaires...).
- Gérer la logistique, les convocations et les déplacements professionnels.
- Préparer les supports et la documentation nécessaires.
- Organiser les "Matinales" d'équipe : définition des thèmes, fréquence et populations cibles.
- Participer à la conception et au déploiement d'une nouvelle architecture Teams afin d'optimiser les espaces collaboratifs.
Gestion administrative et documentaire.
- Assurer le classement, l'archivage et la mise à jour des documents administratifs.
- Garantir l'accessibilité et la confidentialité des dossiers.
- Préparer et mettre en forme des rapports, présentations et documents divers.
- Administrer et faire évoluer la plateforme SharePoint dédiée à l'Ingénierie Industrie.
- Mettre à jour les CV des collaborateurs et assurer les relances nécessaires.
- Actualiser les présentations de la Direction Ingénierie.
Gestion des entrées et sorties de collaborateurs.
- Gérer les commandes liées à l'accueil des nouveaux collaborateurs.
- Suivre les réaffectations de matériel informatique et les résiliations de lignes téléphoniques.
Gestion administrative des bureaux d'études.
- Contrôler et vérifier les pointages des collaborateurs.
- Rédiger et suivre les lettres de commande des bureaux d'études.
- Gérer les commandes via SAP.
- Assurer le suivi des dépenses.
- Effectuer les remontées d'affaires et créer les missions dans les outils dédiés.
Gestion financière et facturation.
- Demander l'ouverture des différentes phases projets auprès du service gestion.
- Assurer le suivi des cycles de facturation.
- Produire et suivre les indicateurs d'activité via Power BI.
Gestion des fournitures et équipements.
- Gérer les commandes de fournitures et consommables.
- Assurer le suivi des approvisionnements.
Optimisation des processus et projets transversaux.
- Participer à l'harmonisation et à l'amélioration des processus internes.
- Contribuer à la préparation de la feuille de route 2026-2027
Profil recherché.
- Bac +2/3 en assistanat, gestion ou équivalent.
- Expérience confirmée en assistanat de direction.
- Bonne maîtrise du Pack Office, Teams et SharePoint.
- La connaissance de SAP et Power BI est un plus.
- Rigueur, autonomie, discrétion et sens de l'organisation.
Conditions.
- Remplacement congé maternité
- Margny-lès-Compiègne (60)
- 2 700 € brut mensuel
- 37h/semaine avec RTT
- Déplacements ponctuels à prévoir sur le site de Tremblay-en-France (93).
Vous souhaitez rejoindre un environnement dynamique et contribuer au bon fonctionnement d'une direction stratégique ? Postulez dès maintenant !
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