Nous recherchons un(e) Assistant(e) d'Agence polyvalent(e) afin d'assurer le bon fonctionnement administratif, commercial et organisationnel de l'agence.
Les missions
Support commercial
- Élaborer et assurer le suivi des appels d'offres.
- Gérer les dossiers d'appels d'offres : enregistrement, dépôt et suivi.
- Réaliser la veille et la sélection des appels d'offres sur Vecteur Plus (agences d'Agen et de Pessac) ainsi que sur les plateformes dédiées (AWS, DEMAT AMPA, etc.).
- Assurer la veille de la boîte mail générique de l'agence.
- Mettre à jour le tableau de suivi commercial.
- Préparer les certificats de capacité et les fiches de références des chantiers réalisés en collaboration avec les équipes opérationnelles.
Vie de l'agence
- Assister le Directeur d'Agence dans ses missions administratives.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique.
- Gérer le courrier entrant et sortant, y compris les LRAR.
- Organiser les déplacements professionnels (train, hôtel, véhicule).
- Réaliser les prédéclarations de vols sur chantiers.
- Participer à l'organisation des événements d'agence.
- Gérer les commandes de cartes de visite et le suivi des photocopieurs.
- Assurer le suivi des travaux et besoins divers de l'agence.
Ressources Humaines
- Préparer l'arrivée des nouveaux collaborateurs.
- Participer à leur accueil et à leur intégration.
Informatique
- Créer et clôturer les comptes Windows.
- Assurer le suivi des consommables informatiques.
- Créer les tickets AIO pour les demandes de droits d'accès.
- Gérer l'enrôlement et le SAV des tablettes et téléphones, avec orientation vers l'assistance AIO si nécessaire.
QSE (Qualité, Sécurité, Environnement)
- Assister à la rédaction des PPSPS et préparer les classeurs sécurité.
- Mettre à jour les tableaux de suivi des PPSPS.
- Imprimer et suivre les signatures des titres d'habilitation du personnel.
- Participer à l'organisation des matinées sécurité annuelles.
Profil recherché
- Formation Bac +2 minimum en assistanat de gestion, assistanat administratif ou équivalent.
- Expérience réussie sur un poste similaire, idéalement dans le BTP ou les services techniques.
- Maîtrise du Pack Office (Excel, Word, Outlook).
- Aisance administrative et rédactionnelle.
- Sens de l'organisation, rigueur et autonomie.
- Excellent relationnel et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Une expérience en gestion des appels d'offres serait fortement appréciée.
Qualités attendues
- Polyvalence.
- Réactivité.
- Sens du service.
- Discrétion et confidentialité.
- Esprit d'équipe.
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