Nous recherchons, pour l'un de nos clients qui est un organisme de formation, un(e) assistante administrative dès mercredi 11 février 2026 et jusqu'au 31 mars (remplacement arrêt de travail) à raison de 3 jours semaine de 8H/jour du mercredi au vendredi. (24H/semaine).
Vos responsabilités :
Assurer le secrétariat de l'institut et l'accueil physique et téléphonique
- Assurer la gestion administrative des formations en INTER et en INTRA dans nos locaux et à travers la France de l'inscription à la facturation dans le respect des obligations réglementaires de la formation continue (démarche Qualiopi)
- Assure le traitement des demandes de formation en établissement et individuelles (inscription sur site, devis, enregistrements dans formaway, élaboration convention, convocation.)
- Coordonne, avant le démarrage de la formation, son déroulement (envoi des convocations, mails d'information et liens concernant le e-learning et questionnaire de positionnement..)
- Crée et adresse les documents administratifs au(x) formateur(s) (contrat, émargement, bilan, questionnaires, attestations.). Contrôle, à l'issue de la formation, les documents transmis par le formateur et les enregistre sur le serveur.
- Elabore la facturation, l'adresse au client et veille au règlement en lien avec l'expert-comptable
- Renseigne un tableau de suivi des inscriptions et le partage toutes les semaines à tous les membres de l'équipe de l'IMC
- Veiller à la coordination des formations en lien avec les assistants pédagogiques
De formation supérieure de niveau Bac+2 minimum, vous bénéficiez d'une expérience de 3 ans à 5 ans idéalement dans le secteur de la formation professionnelle. Rigoureuse et autonome, vous faites preuve d'une capacité d'adaptation pour pouvoir gérer plusieurs demandes simultanées et traiter des urgences avec des périodes de forte activité. Force de proposition dans l'amélioration des pratiques, vous disposez de compétences en gestion et maitrisez l'utilisation des outils numériques et bureautiques.
Vous faites preuve d'écoute dans l'appui que vous apportez auprès des assistants pédagogiques, des formateurs et des clients.
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